Varningen ska ges på ett sakligt sätt. Varningen får inte ges mitt under arbetet, utan man ska ordna ett separat diskussionstillfälle dit arbetstagaren vid behov kan ta med sig förtroendemannen.
Om arbetstagaren anser att varningen är grundlös bör hen genast skriftligen meddela arbetsgivaren om detta. I detta meddelande ska det tydligt framgå varför varningen är grundlös. Meddelandet kan ha betydelse om varningen senare används i en uppsägningssituation.
Olika arbetsplatser har olika praxis för varningar. Arbetsgivaren måste behandla arbetstagarna jämlikt när det gäller varningar. Arbetsgivaren kan även först ge en muntlig eller skriftlig anmärkning och en varning först senare.
Det anses allmänt att en varning förfaller efter ca ett år. Hur länge varningen är i kraft granskas från fall till fall och beror på hurudan och hur allvarlig den handling eller försummelse som varningen grundar sig på är. Regeln är att varningen gäller längre, ju allvarligare frågan är.
Man kan inte skilt bestrida en varning i domstol. Grunden för en varning granskas först då man granskar grunderna för en eventuell uppsägning.