Sopiminen on aina vapaaehtoista. Työnantajalla on oikeus myös kieltäytyä myöntämästä palkatonta vapaata. Työnantaja voi myös esimerkiksi asettaa vapaan myöntämiselle edellytykseksi, että työntekijä hakee vapaaksi koko viikon eikä ainoastaan yksittäisiä päiviä.
Työntekijöitä on kuitenkin kohdeltava tasapuolisesti. Jos jollekin myönnetään palkatonta vapaata, pitää vastaavassa tapauksessa toisellekin työntekijälle myöntää palkatonta vapaata, ellei erilaiselle kohtelulle ole hyväksyttävää syytä.
Osa palkattomista vapaista on edellytysten täyttyessä pakko myöntää, kuten hoitovapaa ja opintovapaa.
