Ilmoitusvelvollisuus koskee varhaiskasvatuslaissa (26–30 §) tarkoitettua työ- tai virkasuhteista varhaiskasvatushenkilöstöä eli varhaiskasvatuksen lastenhoitajia, perhepäivähoitajia, sosionomeja, opettajia ja erityisopettajia. Velvollisuus koskee myös sijaisia ja keikkalaisia. Lisäksi Ilmoitusvelvollisuus koskee sekä julkista että yksityistä varhaiskasvatusta.

Ilmoitusvelvollisuus ei koske esim. avustajaa, harjoittelijaa, keittiöhenkilökuntaa tai siivoojaa. Ilmoitusvelvollisuuden noudattamatta jättämisestä ei ole säädetty erillisiä sanktioita. 

Ilmoitusvelvollisuus ei koske esimerkiksi työntekijöiden ja työntekijöiden välisiä erimielisyyksiä tai työsuojelu- tai työturvallisuuskysymyksiä.
Varhaiskasvatuslaissa tarkoitettu ilmoitusvelvollisuus ei myöskään korvaa lastensuojelulaissa tarkoitettua lastensuojeluilmoitusta ja velvollisuutta sen tekemiseen.

Laissa puhutaan epäkohdasta tai sen uhasta varhaiskasvatuksen toteuttamisessa. Kyse on tilanteista, joissa toimitaan tai olosuhteet voivat johtaa tilanteeseen, joka on varhaiskasvatuslain vastainen tai jossa lain tavoitteet eivät toteudu. 

Ilmoitus voi koskea epäkohtaa varhaiskasvatuksen tiloissa, henkilöstön mitoituksen toteutumisessa, toimipaikan toimintakulttuurissa tai lasten epäasiallista tai sopimatonta kohtelua. Ilmoitus voi myös koskea epäkohtaa lapsen varhaiskasvatussuunnitelman noudattamisessa.
 

Lain mukaan ilmoitus tehdään toimipaikan toiminnasta vastaavalle henkilölle eli käytännössä omalle esihenkilölle. Ilmoitus tehdään omalla nimellä ja kirjallisesti. Kyseessä voi olla lomake tai verkkolomake, vapaamuotoinen sähköposti tai perinteisesti paperille kirjoitettu ilmoitus. Työnantajan tulee tarjota tarkoituksenmukainen kanava ilmoitusten tekoon sekä ohjeistaa ilmoitusta koskevasta menettelystä. 

Ilmoituksen vastaanottaja ilmoittaa asiasta varhaiskasvatuksen johtavalle viranhaltijalle. 

Ilmoitus voidaan tehdä salassapitosäännösten estämättä, jos se on välttämätöntä ilmoitusvelvollisuuden täyttämiseksi ja epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan poistamiseksi.

Ilmoitukset säilytetään, kunnes vuosi on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona ilmoitus tehtiin.
 

Ilmoituksen vastaanottajan on viipymättä ryhdyttävä toimiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan poistamiseksi.

Jos epäkohtaa tai sen uhkaa ei pystytä itsenäisesti poistamaan varhaiskasvatuksen toimipaikassa, kuten päiväkodissa, on varhaiskasvatuksen johtavan viranhaltijan annettava asiassa ohjausta ja neuvontaa. 

Jos epäkohtaa tai sen uhkaa ei poisteta, on varhaiskasvatuksen johtavan viranhaltijan ilmoitettava asiasta edelleen aluehallintovirastolle tai Valviralle. Myös tässä tilanteessa voidaan ilmoitus tehdä salassapitosäännösten estämättä, jos se on välttämätöntä asian käsittelemiseksi ja epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan poistamiseksi. Aluehallintovirasto tai Valvira voi antaa määräyksen epäkohdan poistamiseksi. Määräystä annettaessa asetetaan määräaika, jonka kuluessa tarpeelliset toimenpiteet on suoritettava. 

Ilmoituksen tehneellä henkilöllä on kohtuullisen ajan kuluessa oikeus saada tietää mihin toimenpiteisiin ilmoituksen johdosta on ryhdytty.

Jos varhaiskasvatustoimintaa muutetaan epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan poistamiseksi ja muutoksella on erityistä merkitystä lapsen kasvun ja kehityksen kannalta, on muutoksesta ilmoitettava muutoksen kohteena olevan lapsen vanhemmalle tai muulle huoltajalle.